Comptabilité financière

Maintenant que les préparatifs sont terminés, nous pouvons nous lancer dans le processus de comptabilité en saisissant les données dans le logiciel. Il existe au moins deux méthodes basiques pour gérer vos dépenses personnelles : entrer les dépenses générales, avec peu de catégories, ou entrer les dépenses détaillées et noter chaque petite dépense individuellement. Nous vous recommandons de commencer par la première et de créer plusieurs catégories globales et classiques : Provisions, Vêtements, Loyer (et tout autre paiement régulier et obligatoire), Loisirs, et Divers. Cela vous fera gagner un temps considérable, et si vous éprouvez plus tard le besoin de détailler plus, vous aurez toujours la possibilité de diviser les catégories en sous-catégories et de passer à une comptabilité plus minutieuse. Les transactions déjà saisies peuvent facilement être réorganisées en utilisant l’édition groupée.

Allez dans la liste des transactions. Dans le menu Affichage, sélectionnez « Transactions » ou cliquez sur le bouton du même nom dans la barre d’outils.

Pour créer une nouvelle transaction, cliquez sur « Ajouter » et sélectionnez « Opération» dans la liste. Entrez le nom de la transaction, la date et le montant – c’est le minimum requis par le logiciel pour ajouter une dépense. Cliquez sur le bouton « Paramètres avancés » et sélectionnez la catégorie de la transaction dans le menu qui apparait.

Nous vous recommandons de choisir un nom unique et logique pour la transaction. Par exemple, « Provisions », « Vêtements » ou « Alcools », si vous optez pour un suivi général. Ou « Pain », « Chaussures » ou « Vin » si vous préférez un suivi détaillé de vos comptes. Cela vous permettra à l’avenir de rapidement entrer ces dépenses juste en tapant les premières lettres du nom et en sélectionnant la transaction dans la liste. La catégorie, le montant et les autres paramètres seront remplis automatiquement. Ajustez alors les champs nécessaires et c’est bon.

La saisie des revenus se fait de la même manière : vous pouvez sélectionner le type de transaction dans la barre d’outils du haut. Quand vous transférez des fonds d’un compte à un autre, si les comptes utilisent des devises différentes vous aurez besoin de spécifier un taux de change. Le logiciel vous fournit automatiquement le taux actuel, mais il est probable qu’il faille l’ajuster en fonction du taux auquel la devise a été actuellement achetée ou vendue.

La comptabilité financière n’est que le début

Vous maitrisez maintenant la partie comptabilité de ce logiciel, et une fois que vous aurez saisi suffisamment de données, vous pourrez passer à la partie la plus intéressante. La comptabilité personnelle ne se limite pas au suivi des dépenses. Un suivi des finances sans une part d’analyse est inutile. Vous préférerez sûrement passer plus de temps sur la planification de votre budget familial. C’est pourquoi vous avez besoin d’un logiciel de comptabilité personnelle et que nous vous recommandons de lire cet article Comment utiliser les logiciels de finances personnelles correctement.

Trucs et astuces

Cliquez sur le bouton « + » à côté du champ « Montant » pour faire apparaitre des champs supplémentaires pour le prix et la quantité. Si vous remplissez deux de ces champs, n’importe lesquels, le troisième sera complété automatiquement.
Vous pouvez rapidement entrer des dépenses répétées en copiant des transactions existantes. Sélectionnez la transaction et cliquez sur « Copier » dans la barre d’outils de droite ou dans le menu contextuel. Dans la fenêtre qui apparaitra entrez les changements nécessaires et cliquez sur « OK ».
Vous pouvez facilement transférer une ou plusieurs transactions d’une catégorie à une autre simplement en les faisant glisser avec la souris. Pour effectuer des opérations plus complexes avec un groupe de transactions, utilisez l’édition groupée.
Entrez non seulement les dépenses actuelles dans le logiciel, mais aussi les dépenses majeures à venir. Supposons, par exemple, que vous sachiez que l’hiver prochain vous allez avoir besoin de nouvelles chaussures. Entrez cette donnée dans le logiciel et spécifiez un montant approximatif. C’est une méthode de budget simple mais très efficace pour éviter de vous retrouver sans le sous au plus mauvais moment.